Facturatie heeft drie tabbladen: Facturen, Debiteuren en Incasso. Tamina maakt per kind per maand één factuur aan de vraagouders, met de opvang van de gastouder en de bureaukosten erop.

De maand in het kort

1. Urenstaten worden goedgekeurd en klaargezet voor facturatie.
2. Je sluit de maand af: Tamina maakt concepten van de klaargezette urenstaten.
3. Je controleert de concepten en verstuurt ze. Ouders krijgen de factuur per e-mail en zien hem in hun portaal.
4. De facturen worden betaald: door overmaken, via SEPA-incasso of online via Mollie.
5. Wat blijft openstaan, volg je op onder Debiteuren.

Stappen 2 en 3 kun je ook laten automatiseren. Zie Automatisering.

Maand afsluiten

Kies bij Maand afsluiten de maand; standaard is dat de vorige. Tamina laat per kind zien welke urenstaten klaarstaan, het bedrag en de status:

• Klaar: er kan een factuur van worden gemaakt.
• Al gefactureerd: voor deze maand is al een factuur.
• Geen uurtarief bij [gastouder]: de factuur kan niet worden gemaakt tot de gastouder een uurtarief heeft.

Klik op Concepten aanmaken. Tamina meldt hoeveel concepten er zijn gemaakt en hoeveel kinderen zijn overgeslagen. Er wordt nog niets verstuurd.

Een losse factuur

Voor inschrijfgeld, een borg of een nagekomen post klik je op Handmatige factuur. Lees verder bij Een factuur.

De lijst met facturen

Filter op Openstaand, Concepten, Betaald of Alles. Per factuur zie je nummer, kind, periode, vervaldatum, bedrag en status. Is er al een herinnering gestuurd, dan staat erbij hoe vaak.

De statussen:

• Concept: nog niet verstuurd, nog zonder nummer.
• Openstaand: verstuurd en nog niet betaald.
• Verlopen: openstaand en over de vervaldatum.
• Wordt geïncasseerd: zit in een SEPA-incassobatch.
• Gestorneerd: de incasso is teruggeboekt; de factuur staat weer open.
• In incasso: overgedragen aan een incassobureau.
• Betaald.
• Gecrediteerd, en de bijbehorende Creditnota.

Voordat je kunt factureren

• Vul het adres en het KVK-nummer van het bureau in onder Instellingen → Algemeen.
• Stel de nummerreeks, betaaltermijn en het IBAN in onder Instellingen → Facturatie.
• Elk kind heeft een vraagouder met een account nodig; daar gaat de factuur naartoe. Zie Ouders en verzorgers.