Tamina werkt voor twee soorten organisaties: een gastouderbureau en een kinderopvang (dagopvang, bso of peuteropvang). Elke gebruiker heeft een eigen ingang:

• Het gastouderbureau beheert de administratie in het bureauportaal. Zie Gastouderbureau.
• De gastouder plant, registreert uren en schrijft dagverslagen in het gastouderportaal of de app. Zie Gastouder.
• De kinderopvang beheert locaties, personeel, plaatsingen en facturen in hetzelfde beheerportaal. Medewerkers van een locatie werken in het locatieportaal of de app. Zie Kinderopvang.
• De ouder controleert uren of bekijkt de opvang, betaalt facturen en volgt de dag in het ouderportaal of de app. Zie Vraagouder.

Iedereen ziet alleen wat bij zijn rol hoort. Een gastouder ziet alleen de kinderen die bij haar zijn geplaatst of ingepland, een medewerker alleen de kinderen van de locaties waar hij werkt. Een ouder ziet alleen zijn eigen kinderen. De ene organisatie ziet niets van de andere.

Het beheerportaal werkt in de browser. Voor gastouders, medewerkers van een locatie en ouders is er naast het portaal ook de Tamina-app.