1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Tamina is een administratiesysteem voor de kinderopvang. Gastouderbureaus gebruiken het voor gastouders, planning, urenregistratie en facturatie; kinderopvangorganisaties (dagopvang, buitenschoolse opvang en peuteropvang) voor hun locaties, personeel, plaatsingen en facturatie. Wij noemen die bureaus en organisaties hier samen de organisatie.

De organisatie bepaalt welke gegevens zij in Tamina vastlegt en waarom. Onder de AVG is de organisatie daarmee de verwerkingsverantwoordelijke en is Tamina de verwerker. De afspraken daarover staan in een verwerkersovereenkomst.

Voor een paar dingen zijn wij zelf verantwoordelijk: je account om in te loggen, de facturen die wij aan de organisatie sturen voor het abonnement, en de gebruiksstatistieken uit punt 4.

Ben je ouder, gastouder of medewerker en heb je een vraag over je gegevens? Richt die dan in de eerste plaats aan je opvangorganisatie. Wij helpen haar om je verzoek uit te voeren.

Voor vragen over deze verklaring: info@tamina.nl. Tamina, Wijnrank 4, 8253 LM Dronten, KVK 57772339.

2. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens er in Tamina staan, hangt af van wat de organisatie vastlegt en welke onderdelen zij gebruikt. Het gaat om:

• Van iedere gebruiker: naam en e-mailadres, om in te loggen en berichten te kunnen sturen.
• Van ouders: naast naam en e-mailadres, als de organisatie die vastlegt, het BSN, de geboortedatum en het adres (nodig voor de jaaropgave en de gegevens voor de Belastingdienst), en bij automatische incasso het rekeningnummer en de machtiging.
• Van kinderen: naam, geboortedatum en, als de organisatie dat vastlegt, het BSN. Daarnaast de zorggegevens die de ouders en de organisatie invullen: allergieën, medicijnen, bijzonderheden, de huisarts, noodcontacten, toestemmingen (foto’s, uitstapjes, vervoer) en wie het kind mag ophalen. Allergieën en medicijnen zijn gezondheidsgegevens.
• De opvang: bij een gastouderbureau de planning en de urenstaten; bij een kinderopvang de plaatsingen, afmeldingen, ruildagen en extra dagen, en wanneer een kind is gebracht en gehaald, door wie.
• Wat er op de opvang gebeurt: dagverslagen met eventuele foto’s, berichten tussen ouders en opvang, meldingen van ongevallen (met het letsel en de medische hulp), klachten, het oudercommissiewerk, mentorgesprekken en, bij voorschoolse educatie, de VE-indicatie.
• Van gastouders: naam, contactgegevens, LRK-nummer, tarieven, het maximum aantal kinderen en, bij opvang aan huis, het adres waar de opvang plaatsvindt.
• Van medewerkers van een kinderopvang: naam, contactgegevens, geboortedatum, soort dienstverband en contracturen, op welke locaties ze werken, het rooster, wanneer ze in- en uitklokken, een pincode voor de tablet (alleen versleuteld opgeslagen) en de certificaten: wanneer de VOG is afgegeven, de koppeling in het Personenregister Kinderopvang, diploma en kinder-EHBO. Van de VOG zelf leggen we geen inhoud vast.
• Facturen, betalingen en jaaropgaven, en de gegevens die de organisatie voor de maandlevering aan de Belastingdienst klaarzet.
• Documenten die de organisatie uploadt of laat ondertekenen, met de handtekening; aanmeldingen die ouders via het aanmeldformulier insturen.
• Van de organisatie zelf: naam, KVK-nummer, adres en contactgegevens, en de LRK-gegevens van haar gastouders of locaties uit het openbare Landelijk Register Kinderopvang.
• Feedback die je zelf via de app instuurt, een logboek van wijzigende handelingen, zodat achteraf te herleiden is wie wat heeft aangepast, en het apparaat waarop je pushmeldingen ontvangt.
• Het inkomen dat je invult voor de schatting van je kinderopvangtoeslag gebruiken we voor die ene berekening; we bewaren het niet.

3. Waarom verwerken we ze?

Uitsluitend om de dienst te leveren waarvoor de organisatie Tamina afneemt: de opvang regelen en vastleggen, factureren, de jaaropgaven en de gegevens voor de Belastingdienst maken, en laten zien dat de opvang aan de wet voldoet (zoals de beroepskracht-kindratio en de inspectie door de GGD). Op welke grondslag de organisatie gegevens vastlegt, bepaalt zij: de overeenkomst met de ouders, een wettelijke verplichting zoals bij het BSN, of toestemming.

We verkopen je gegevens niet, we verhuren ze niet, en we gebruiken ze niet om profielen op te bouwen of advertenties te tonen.

4. Wie kan je gegevens zien?

Binnen Tamina ziet iedereen alleen wat bij zijn eigen rol hoort. De organisatie ziet haar eigen administratie. Een gastouder ziet alleen de kinderen die bij haar zijn geplaatst; een medewerker van een kinderopvang alleen de kinderen van de locaties waar hij of zij werkt, en verliest die toegang na de laatste werkdag. Een ouder ziet alleen wat over het eigen kind gaat. Gegevens van de ene organisatie zijn niet zichtbaar voor de andere.

Op een tablet voor brengen en halen staan geen zorggegevens of geboortedata: die hangt waar ouders langslopen.

Daarbuiten schakelen we deze partijen in:

• Hosting: Poke IT verzorgt het beheer en onderhoud, op servers binnen de EU. Hier draaien de applicatie en de database, en hier staan de bestanden: foto’s, documenten en handtekeningen.
• E-mail: Mailtrap, voor inlogcodes, uitnodigingen en meldingen. Die mails bevatten je naam, je e-mailadres en waar nodig de voornaam van een kind, maar nooit gezondheidsgegevens of wat er bij een ongeval is gebeurd.
• Pushmeldingen in de app: Expo, die de melding doorgeeft aan Apple of Google. Een melding bevat een korte tekst, zoals dat er een nieuw bericht of dagverslag is.
• Betalingen: Mollie, als de organisatie ouders online laat betalen. De betaling loopt over de eigen Mollie-rekening van de organisatie.
• Boekhouding: Moneybird, voor onze eigen facturen aan de organisatie, en, als de organisatie dat inschakelt, voor het doorzetten van haar facturen naar haar eigen boekhouding.
• Gebruiksstatistieken: we houden bij hoe het portaal en de website worden gebruikt, om ze te verbeteren: welke pagina’s worden bezocht en waar wordt geklikt, gekoppeld aan je naam en e-mailadres als je bent ingelogd. Daarbij nemen we sessies op waarin alle tekst en alles wat je invult is afgeschermd: we zien de vorm van het scherm, niet wat erop staat. Dit draait op een eigen server van Poke IT binnen de EU, niet bij een derde partij.
• De lettertypen die de website en de app gebruiken hosten we zelf, zodat je browser daarvoor geen verbinding met derden maakt.
• De gegevens voor de Belastingdienst en de inspectiebundel voor de GGD maakt de organisatie zelf aan en geeft ze zelf door; Tamina stuurt ze niet rechtstreeks naar een overheid.

5. Hoe lang bewaren we ze?

Gegevens die deel uitmaken van de opvangadministratie, zoals facturen, jaaropgaven, urenstaten en plaatsingen, aanwezigheid, dossierstukken en meldingen van ongevallen, bewaren we zeven jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht. Een kind met zulke gegevens kan daarom niet tussentijds worden verwijderd; het wordt uitgeschreven. Verwijdert een organisatie haar account, dan is het voor niemand meer toegankelijk, maar blijven de onderliggende gegevens gedurende die termijn bewaard.

Een kind dat per vergissing is aangemaakt en waarover nog niets is vastgelegd, kan de organisatie direct en onherstelbaar verwijderen.

Een account dat een jaar niet is gebruikt en nergens meer aan vastzit, verwijderen we automatisch. Nergens meer aan vastzitten betekent: geen kind meer in de opvang of korter dan twee jaar geleden, en geen werk voor een organisatie of gastouder. Een aanmelding die niet is bevestigd verwijderen we na een week, een afgewezen aanmelding na een jaar.

6. Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, en om een kopie ervan te ontvangen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking.

Als ouder kun je in het ouderportaal onder Mijn gegevens zelf een kopie downloaden van alles wat Tamina over jou bewaart, en je account verwijderen zodra je kind niet meer in de opvang is. Wat de organisatie moet bewaren, zoals facturen en jaaropgaven, blijft bij haar; daarvan houdt zij een kopie met je naam.

Voor de rest dien je je verzoek in bij je opvangorganisatie; wij ondersteunen haar bij de uitvoering. Kom je er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Hoe beveiligen we ze?

Verkeer tussen je browser of de app en Tamina gaat over een versleutelde verbinding. Inloggen gaat zonder wachtwoord: je ontvangt een eenmalige code per e-mail, die vijftien minuten geldig is en na een beperkt aantal pogingen vervalt. Toegang tot gegevens wordt bij elk verzoek opnieuw gecontroleerd tegen je rol.

BSN’s, de betaalsleutels van organisaties en de pincodes van medewerkers slaan we versleuteld op. Een tablet voor brengen en halen werkt alleen na koppeling door de organisatie, en elke registratie erop bevestigt een medewerker met de eigen pincode.

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. De app bewaart in je browser alleen wat nodig is om ingelogd te blijven en de gebruiksstatistieken uit punt 4 bij te houden.

8. Wijzigingen

Deze verklaring kan wijzigen als de dienst verandert. De laatste versie staat altijd op deze pagina. Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026.