1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Tamina is een administratiesysteem dat gastouderbureaus gebruiken om opvang, urenregistratie en facturatie bij te houden. Het gastouderbureau bepaalt welke gegevens het in Tamina vastlegt en waarom. Onder de AVG is het bureau daarmee de verwerkingsverantwoordelijke en is Tamina de verwerker.

Ben je gastouder of vraagouder en heb je een vraag over je gegevens? Richt die dan in de eerste plaats aan je gastouderbureau. Wij helpen het bureau om je verzoek uit te voeren.

Voor vragen over deze verklaring: info@tamina.nl. Tamina, Wijnrank 4, 8253 LM Dronten, KVK 57772339.

2. Welke gegevens verwerken we?

Tamina legt niet meer vast dan nodig is om de opvangadministratie te kunnen voeren:

• Van iedere gebruiker: naam en e-mailadres. Die zijn nodig om in te loggen en om berichten te kunnen sturen.
• Van gastouders: naam, e-mailadres, telefoonnummer, LRK-nummer, uurtarief en het maximum aantal kinderen.
• Van kinderen: voornaam en geboortedatum. Meer leggen we niet vast — geen BSN, geen adres, geen medische of andere bijzondere gegevens.
• De planning: welk kind op welke dag bij welke gastouder wordt opgevangen, en tussen welke tijden.
• De urenregistratie: per dag de geplande en de daadwerkelijk geregistreerde uren, plus wie een urenstaat heeft ingediend, goedgekeurd of afgekeurd en wanneer.
• Van het bureau zelf: naam, KVK-nummer, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Feedback die je zelf via de app instuurt, inclusief de pagina waar je die achterliet.
• Een logboek van wijzigende handelingen in het systeem, zodat achteraf te herleiden is wie wat heeft aangepast.

3. Waarom verwerken we ze?

Uitsluitend om de dienst te leveren waarvoor het bureau Tamina afneemt: de opvang plannen, de gewerkte uren vastleggen en laten goedkeuren, en de administratie kloppend houden. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst tussen het bureau en zijn gastouders en vraagouders.

We verkopen je gegevens niet, we verhuren ze niet, en we gebruiken ze niet om profielen op te bouwen of advertenties te tonen.

4. Wie kan je gegevens zien?

Binnen Tamina ziet iedereen alleen wat bij zijn eigen rol hoort. Een gastouderbureau ziet zijn eigen gastouders, kinderen en urenstaten. Een gastouder ziet alleen de kinderen die bij haar zijn geplaatst. Een vraagouder ziet alleen de urenstaten van het eigen kind. Gegevens van het ene bureau zijn niet zichtbaar voor het andere.

Daarbuiten schakelen we deze partijen in:

• Hosting: Poke IT verzorgt het beheer en onderhoud, op servers binnen de EU. Hier draaien de applicatie en de database.
• E-mail: Mailtrap, voor het versturen van inlogcodes, uitnodigingen en meldingen over urenstaten. Deze berichten bevatten je naam, je e-mailadres en — bij meldingen over urenstaten — de voornaam van het kind.
• De lettertypen die de website en de app gebruiken hosten we zelf, zodat je browser daarvoor geen verbinding met derden maakt.

5. Hoe lang bewaren we ze?

Gegevens die deel uitmaken van de opvangadministratie bewaren we zeven jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht. Verwijdert een bureau zijn account, dan wordt het account gesloten en is het voor niemand meer toegankelijk, maar blijven de onderliggende gegevens gedurende die termijn bewaard.

Verwijdert een bureau een kind of een gastouder uit het systeem, dan worden die gegevens direct en onherstelbaar verwijderd, inclusief de bijbehorende planning en urenstaten.

6. Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, en om een kopie ervan te ontvangen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking.

Dien je verzoek in bij je gastouderbureau; wij ondersteunen het bureau bij de uitvoering. Kom je er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Hoe beveiligen we ze?

Verkeer tussen je browser en Tamina gaat over een versleutelde verbinding. Inloggen gaat zonder wachtwoord: je ontvangt een eenmalige code per e-mail, die vijftien minuten geldig is en na een beperkt aantal pogingen vervalt. Toegang tot gegevens wordt bij elk verzoek opnieuw gecontroleerd tegen je rol.

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. De app bewaart in je browser alleen wat nodig is om ingelogd te blijven.

8. Wijzigingen

Deze verklaring kan wijzigen als de dienst verandert. De laatste versie staat altijd op deze pagina. Laatst bijgewerkt: 22 juli 2026.