De administratie van je kinderopvang in één systeem
Planning, aanwezigheid, rooster en beroepskracht-kindratio, facturatie en de Belastingdienst in één systeem, met een eigen portaal en app voor medewerkers en ouders.
Voor gastouderbureaus en kindercentra
Een gastouderbureau werkt met gastouders en urenstaten, een kinderdagverblijf met locaties, groepen en plaatsingen. Welke van de twee je bent, kies je bij het aanmaken van je werkruimte.
Gastouderbureau
Gastouders, koppelingen en urenstaten. De gastouder registreert de uren en de vraagouder keurt ze goed.
- Kindplanning en urenregistratie
- Opvang aan huis met een gezinstarief
- Portaal en app voor gastouders en vraagouders
Kinderopvang
Locaties, groepen en personeel. Kinderen krijgen een plaatsing in een groep, en op de groep registreer je wie er is.
- Plaatsingen, pakketten en verzoeken van ouders
- Brengen en halen op een tablet
- Rooster en beroepskracht-kindratio
Een kind voer je één keer in.
Je ziet per kwartier of de bezetting klopt.
Het rooster, de plaatsingen en wie er werkelijk is komen samen in één beeld. Tamina rekent de beroepskracht-kindratio uit volgens het Besluit kwaliteit kinderopvang en zegt waar het tekortschiet, voordat de dag begint.
- Per stamgroep of voor de hele bso, met pauzes en de 3-uursregeling
- Gepland en zoals het ging, uit het rooster en het inklokken
- Wie niet in het Personenregister gekoppeld is, komt niet in het rooster
- Een mail in de ochtend als een groep tekortkomt
Urenregistratie voor gastouderbureaus
Voor een gastouderbureau begint alles bij de kindplanning. Daaruit volgen de urenstaten, en uit de goedgekeurde uren de facturen voor ouders, met de bureaukosten apart.
- De geplande uren staan al op de urenstaat, de vraagouder keurt goed in het portaal of de app
- Opvang aan huis met een gezinstarief en een LRK-nummer per adres
De maandfacturen staan als concept klaar.
Tamina maakt de facturen van de maand als concept: met extra dagen, flex en sluitingsdagen al verrekend. Jij kijkt ze na en verstuurt ze in één keer.
- Uit de plaatsingen of de goedgekeurde uren, vooraf of achteraf
- Een SEPA-incassobestand voor je bank, of iDEAL via je eigen Mollie-account
- Herinneringen, een aanmaning en creditnota’s die kloppen met de jaaropgave
Jaaropgaven en maandlevering uit je facturen
Alles wat de Belastingdienst van je vraagt, komt uit wat je al gefactureerd hebt. Zie je dat er een BSN ontbreekt, dan zie je dat ruim voordat de jaaropgaven de deur uit moeten.
- Per kind en locatie, met het LRK-nummer, de uren en de kosten
- Elke maand het bestand voor de maandlevering kinderopvangtoeslag
Een app voor ouders
Ouders hebben een eigen portaal en de Tamina-app. Ze zien alleen hun eigen kind, en wat ze zelf kunnen regelen, hoeven ze niet meer te bellen of te mailen.
- Afmelden, een ruildag of een extra dag aanvragen
- Dagverslagen, foto’s en berichten van de groep
- Facturen, jaaropgaven en een schatting van de toeslag
De regels die Tamina voor je bijhoudt
Wat de Wet kinderopvang en het Besluit kwaliteit kinderopvang vragen, en wat Tamina daarmee doet.
- Beroepskracht-kindratioBesluit kwaliteit kinderopvang
- Per kwartier en per stamgroep, of voor de hele bso, met de 3-uursregeling en je eigen afwijktijden. Wat niet klopt, staat ’s ochtends in de mail.
- Personenregister KinderopvangWet kinderopvang
- Wie niet aan je organisatie gekoppeld is, plan je niet in. Ook niet bij het overnemen van de vorige week.
- Mentor en vaste gezichtenBesluit kwaliteit kinderopvang
- Per kind een mentor en de vaste beroepskrachten, met een seintje als een kind een dag geen vast gezicht ziet.
- JaaropgaveKinderopvangtoeslag
- Per kind en per locatie met het LRK-nummer, de uren en de kosten, geteld in de maand waarin de opvang was.
- Maandlevering kinderopvangtoeslagBelastingdienst
- Elke maand de opvanggegevens van het jaar tot dan, per kind en locatie, als bestand om aan te leveren.
- Landelijk Register KinderopvangLRK
- Elke nacht gecontroleerd: staat je locatie of gastouder nog ingeschreven, met de juiste soort opvang en kindplaatsen.
Hoe we met de gegevens omgaan
Een opvangadministratie bevat BSN’s, gezondheidsgegevens en adressen van kinderen en ouders. Lees de privacyverklaring
Data binnen de EU
De applicatie, de database en alle bestanden staan op servers binnen de EU.
Versleuteld
Verkeer gaat over een versleutelde verbinding. BSN’s en pincodes slaan we versleuteld op.
Ieder zijn eigen deel
Een medewerker ziet de eigen locatie, een gastouder de eigen kinderen, een ouder alleen het eigen kind.
Inloggen zonder wachtwoord
Met een eenmalige code per e-mail, een kwartier geldig. Geen wachtwoord dat kan uitlekken.
Verwerkersovereenkomst
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij verwerker. De afspraken leggen we vast, zoals de AVG vraagt.
Geen trackingcookies
Geen advertentie- of trackingcookies, in het portaal niet en op deze website niet.
Veelgestelde vragen
Probeer het met je eigen organisatie
Maak een werkruimte aan, voer een paar kinderen in en kijk hoe het loopt. Veertien dagen gratis, en je zit nergens aan vast.