Software voor gastouderbureaus
Bureau, gastouder en vraagouder werken in hetzelfde systeem, van de kindplanning en de urenstaten tot de facturen en de jaaropgave. Ook voor opvang aan huis.
Kindplanning en urenregistratie
Je ziet per gastouder en kind waar een urenstaat staat, en wat er nog op iemand wacht voordat je kunt factureren.
- Per week welk kind wanneer bij welke gastouder is, met een waarschuwing bij dubbele boekingen
- De geplande uren staan al op de urenstaat; de gastouder past aan wat afwijkt
- De vraagouder keurt goed of stuurt terug met een reden, in het portaal of de app
- Wie te laat is met indienen of goedkeuren, krijgt een herinnering
Facturen uit de goedgekeurde uren
Maand afsluiten is één scherm: de urenstaten die klaar zijn, worden facturen. Wat je factureert, telt mee voor de jaaropgave van de ouder en het jaaroverzicht van de gastouder.
- Bureaukosten en het tarief van de gastouder op één factuur
- Een SEPA-incassobestand voor je bank, of iDEAL via je eigen Mollie-account
- Storno’s inlezen uit het bankbestand, herinneringen en een aanmaning
Aanmelden en de wachtlijst
Een aanmelding komt binnen met alles wat je nodig hebt. Je koppelt een gastouder, stuurt de overeenkomst en hoeft daarna niets meer in te voeren.
- Ouders melden zich aan via je eigen formulier
- De wachtlijst op volgorde, en een gastouder die past
- Het contract digitaal getekend, en met één klik een kind
Een portaal en app voor gastouders
De gastouder ziet alleen de eigen kinderen, en komt niet in de administratie van het bureau. Wat ze vastlegt, zien het bureau en de ouders meteen.
- De kinderen van vandaag, het werkschema en de planning
- Uren registreren, dagverslagen schrijven en het jaaroverzicht van de eigen opvang
Opvang aan huis
Elk adres waar een gastouder aan huis werkt, is in Tamina een eigen opvanglocatie, met een eigen LRK-nummer. Het gezin betaalt één tarief voor de kinderen samen.
- Een adres per gezin
- Zonder LRK-nummer op het adres plan je er geen opvang, en de nachtelijke LRK-controle neemt het adres mee.
- Gezinstarief
- Eén uurtarief voor alle kinderen van het gezin samen, verdeeld over de kinderen naar aanwezigheid of gelijk per maand.
- Factuur en jaaropgave per kind
- Elk kind een eigen factuur. Op de jaaropgave staan de uren aan huis apart, onder het LRK-nummer van het adres.
Wat de GGD bij een gastouderbureau controleert
De regels waar een gastouderbureau aan moet voldoen, en wat Tamina daarmee doet.
- LRK per opvangadresLandelijk Register Kinderopvang
- Elke nacht gecontroleerd voor je gastouders en hun adressen aan huis. Zonder LRK-nummer plan je op een adres geen opvang.
- VOG en PersonenregisterWet kinderopvang
- Per gastouder de VOG, de koppeling in het Personenregister, het diploma en kinder-EHBO, met een waarschuwing voordat iets verloopt.
- KwaliteitscyclusBesluit kwaliteit kinderopvang
- Risico-inventarisaties, huisbezoeken en evaluaties worden vanzelf ingepland, met een formulier en een ondertekend verslag.
- JaaropgaveKinderopvangtoeslag
- Per kind de gefactureerde uren en kosten, per gastouder en per adres aan huis onder het eigen LRK-nummer.
- MaandleveringBelastingdienst
- Elke maand de opvanggegevens van het jaar tot dan, per kind en gastouder, als bestand om aan te leveren.
- OudercommissieWet kinderopvang
- De leden, adviesaanvragen met een termijn en het besluit van het bureau, en ongevraagd advies van ouders.
Verder in Tamina
Wat niet iedereen nodig heeft, zet je aan als module. Bekijk wat waar zit.
- Ongevallen en klachten
- Gastouders melden een ongeval in hun portaal. Vraagouders dienen een klacht in via het hunne; jij handelt hem af en legt het vast.
- Dossiers
- Een dossier per kind en per gastouder: intake, contracten en verslagen op één plek, doorzoekbaar.
- Digitaal ondertekenen
- Overeenkomsten en verslagen laat je online tekenen, met een ondertekencertificaat per document.
- Debiteurenbeheer
- Zie welke facturen openstaan en hoe lang. Herinneringen gaan vanzelf na het aantal dagen dat je kiest; een aanmaning stuur je zelf.
- Toeslagschatting
- Vraagouders zien wat ze ongeveer aan kinderopvangtoeslag krijgen, en krijgen een seintje als ze een wijziging moeten doorgeven.
- Berichten en dagverslagen
- Per kind één gesprek tussen ouders, gastouder en bureau. De gastouder schrijft dagverslagen met foto’s.
Van rooster tot factuur in vier stappen
- Stap 1
Kind en rooster invoeren
Voeg het kind toe, stel het rooster in en koppel de gastouder. De overeenkomst staat daarna klaar.
- Stap 2
Vraagouder ondertekent
De vraagouder tekent de overeenkomst digitaal in het eigen portaal.
- Stap 3
Gastouder registreert uren
De roostertijden staan vooringevuld. De gastouder past aan wat afwijkt en dient de urenstaat in bij de vraagouder.
- Stap 4
Factuur de deur uit
Zodra de vraagouder akkoord geeft, zet Tamina de factuur klaar en verstuur je hem.
Probeer het met je eigen bureau
Maak een werkruimte aan, voer één koppeling in en kijk hoe het loopt. Veertien dagen gratis, zonder creditcard.