Met de module Aanmelden & wachtlijst krijgt je bureau een openbaar aanmeldformulier. Ouders melden hun kind daar aan; jij volgt de aanmelding onder Aanmeldingen tot het kind in Tamina staat.

Je aanmeldformulier

Bovenaan de lijst staat de link naar je formulier, met de knop Link kopiëren. Zet die link op je website of stuur hem naar ouders die bellen. Wat ouders zien en invullen, lees je bij Het aanmeldformulier.

Een aanmelding verschijnt pas in je lijst als de ouder zijn e-mailadres heeft bevestigd. De eigenaren van het bureau krijgen dan een e-mail met het kind, de startdatum en de gewenste dagen.

De lijst

Filter op stap: Nieuw, Wachtlijst, Gastouder gekoppeld, Contract verstuurd, Contract getekend of Afgerond. Zoek op kind, ouder of woonplaats. Per aanmelding zie je de gewenste dagen, de startdatum en de status.

Van aanmelding tot kind

Open een aanmelding. Rechts staat steeds de Volgende stap.

1. Nieuw: bekijk de gegevens en de wensen van de ouder. Is er nog geen plek, kies dan Op de wachtlijst zetten. De ouder krijgt daar bericht van en ziet zijn plek op de wachtlijst.
2. Gastouder koppelen: Tamina zet je actieve gastouders op volgorde van wie op de gevraagde dagen werkt en nog ruimte heeft. Het kijkt daarvoor naar de planning van de komende vier weken. Je ziet per gastouder op welke dagen ze werkt, welke dagen vol zijn en hoeveel plekken er vrij zijn. Klik op Koppelen. Bij de eerste koppeling krijgt de ouder een e-mail dat er een gastouder is.
3. Contract: verstuur het contract online of laat het op papier tekenen. Zie hieronder.
4. Contract getekend: klik op Kind aanmaken. Tamina maakt het kind aan met de gekoppelde gastouder als eigen gastouder en nodigt de ouders uit voor het portaal.

Het contract

Met de module Digitaal ondertekenen upload je bij deze stap het contract als pdf, geef je het een titel en klik je op Contract versturen. Laat Ik teken zelf mee namens het bureau aan als het bureau ook tekent. De ouders en de gastouder krijgen elk een eigen link om online te tekenen. Hoe dat werkt, lees je bij Documenten.

Zonder die module, of als het contract op papier is getekend, klik je op Contract is op papier getekend.

Afwijzen en de wachtlijst

• Afwijzen kan in elke open stap. De reden die je invult is alleen voor intern gebruik. Laat De ouder een e-mail sturen dat het niet lukt aan om de ouder te informeren. Een contract dat nog uitstaat, wordt ingetrokken. Een afgewezen aanmelding kun je later Heropenen.
• De wachtlijst loopt op de datum waarop een gezin er voor het eerst op kwam. Zet je een gezin er later opnieuw op, dan houdt het zijn plek.
• Een ouder kan een aanmelding zelf intrekken. Die kun je niet heropenen.

Onder Notities houd je interne aantekeningen bij. De ouder ziet die niet.

Bewaartermijn

Aanmeldingen die de ouder nooit heeft bevestigd, verdwijnen na een week. Afgewezen en ingetrokken aanmeldingen worden na een jaar verwijderd.