Elke maand is er per kind en per gastouder één urenstaat. De gastouder vult hem in, de vraagouder keurt hem goed en het bureau zet hem klaar voor facturatie.

Hoe een urenstaat loopt

1. Concept: zodra er opvang is gepland, staat de urenstaat klaar met de geplande uren. De gastouder past aan wat afwijkt.
2. Ingediend: de gastouder dient in. De vraagouder krijgt een e-mail.
3. Goedgekeurd of Afgekeurd: de vraagouder beslist. Bij afkeuren geeft de ouder een reden, die de gastouder en het bureau te zien krijgen. De gastouder kan de uren dan aanpassen en opnieuw indienen.
4. Klaar voor facturatie: het bureau zet de goedgekeurde urenstaat klaar. Hij gaat mee in de volgende facturatierun.

De lijst

Kies een maand. Bovenaan zie je per status hoeveel urenstaten er zijn. In de tabel staan per urenstaat de gastouder, het kind, de status en de geplande en geregistreerde uren.

Bij een goedgekeurde urenstaat kun je meteen Klaarzetten voor facturatie kiezen.

Een urenstaat openen

Klik op Details bekijken. Je ziet:

• de geregistreerde en geplande uren, het verschil en het aantal afwijkende dagen;
• per dag de geplande en geregistreerde uren;
• wie de urenstaat wanneer heeft ingediend, goedgekeurd, afgekeurd of klaargezet. Is hij automatisch goedgekeurd of door het bureau namens de vraagouder, dan staat dat erbij.

Uren corrigeren

Klik op Uren corrigeren, pas de uren per dag aan en klik op Opslaan. Halve uren schrijf je als 6,5. Dit kan zolang de urenstaat concept, ingediend of afgekeurd is.

Het bureau kan een urenstaat ook zelf verder of terug zetten, bijvoorbeeld namens een ouder die niet reageert. Zie Status wijzigen.

Gastouders krijgen automatisch een herinnering als ze hun uren niet op tijd indienen. Je kunt ook instellen dat urenstaten zonder reactie vanzelf worden goedgekeurd. Zie Automatisering.