Klik op een factuur in de lijst om hem te openen. Je ziet de regels met subtotaal, btw en het bedrag dat betaald moet worden, en de gegevens: het kind, de periode, de datums, de machtiging en naar welke vraagouders de factuur gaat.

Een concept aanpassen

Zolang een factuur concept is, kun je op Regels aanpassen klikken. Per regel vul je in:

• Omschrijving;
• Soort: Opvang, Bureaukosten of Overig. Dit bepaalt hoe de regel op de jaaropgave meetelt;
• Aantal, Eenheid (stuk of uur) en Tarief.

Met Regel toevoegen voeg je een regel toe. Klik op Opslaan. De btw komt uit de facturatie-instellingen.

Een concept dat niet klopt, gooi je weg met Concept verwijderen. Er is dan nog geen nummer uitgegeven, dus er ontstaat geen gat in je nummerreeks.

Versturen

Klik op Versturen. De factuur krijgt een definitief nummer en gaat per e-mail, met de pdf als bijlage, naar de vraagouders. Daarna kun je hem niet meer aanpassen, alleen crediteren.

Wat er in de e-mail over betalen staat, hangt af van de situatie:

• met een SEPA-machtiging: dat het bedrag automatisch wordt geïncasseerd;
• met een machtiging via Mollie: dat het binnen enkele werkdagen wordt afgeschreven. Tamina probeert dan meteen af te schrijven;
• met Mollie gekoppeld: een knop om online te betalen;
• anders: het IBAN van het bureau en het factuurnummer om te vermelden.

Met Nogmaals mailen stuur je een verstuurde factuur opnieuw. Pdf downloaden kan altijd.

Een handmatige factuur

Klik op het tabblad Facturen op Handmatige factuur. Kies het kind; de factuur gaat naar de vraagouders van dat kind. De Periode bepaalt alleen waar de factuur in het overzicht staat. Vul de regels in, eventueel een toelichting, en klik op Concept aanmaken. Daarna verstuur je hem zoals elke andere factuur.

Een betaling vastleggen

• Markeren als betaald: vul de datum in waarop is betaald. Die datum bepaalt in welk jaar de betaling op de jaaropgave staat.
• Toch niet betaald: zet een betaalde factuur terug op openstaand.

Betalingen via incasso en Mollie worden op een andere manier verwerkt. Zie Incasso en Online betalen.

Crediteren

Met Crediteren maak je een factuur ongedaan. Alleen een eigenaar van het bureau kan dit. Vul een reden in en klik op Creditnota maken. Er komt een creditnota met een eigen nummer en negatieve bedragen. De oorspronkelijke factuur blijft bestaan.

Na het crediteren komt de maand voor dit kind weer vrij. Je kunt de urenstaten dan aanpassen en opnieuw factureren.

Herinneringen en aanmaning

Op een openstaande factuur staan ook Herinnering sturen, Aanmaning sturen, Overdragen ter incasso en Storno vastleggen. Wanneer je welke gebruikt, lees je bij Debiteuren en Incasso.