De maandlevering kinderopvangtoeslag: welke gegevens, wanneer

Kinderopvangorganisaties en gastouderbureaus leveren elke maand gegevens over de opvang aan Dienst Toeslagen. Dat heet de maandlevering of maandelijkse gegevenslevering. Dienst Toeslagen vergelijkt die gegevens met wat ouders zelf hebben opgegeven voor hun kinderopvangtoeslag. Zo komen verschillen aan het licht voordat ze uitgroeien tot een hoge terugvordering.

Wat de wet vraagt

De verplichting staat in artikel 38, lid 4 en 5 van de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen (Awir). Kindercentra en gastouderbureaus verstrekken "eigener beweging", dus zonder dat erom gevraagd wordt, per ingeschreven kind gegevens aan Dienst Toeslagen. Het gaat om de gegevens die ze op grond van de Wet kinderopvang al in hun administratie hebben.

Welke gegevens

Per ingeschreven kind:

Een gastouderbureau levert per kind de gegevens van de gastouders waar het kind wordt opgevangen, elk met het registratienummer van die voorziening voor gastouderopvang. Een organisatie met meerdere locaties levert per locatie, met het LRK-nummer van die locatie.

De deadlines

Artikel 38, lid 5 noemt drie momenten:

1. Elke maand uiterlijk de 15e lever je de gegevens over alle voorafgaande maanden van het jaar. De levering is dus cumulatief: elke maand stuur je het hele jaar tot dan.
2. In januari is de deadline 27 januari.
3. Uiterlijk 1 maart lever je de gegevens over alle maanden van het vorige jaar nog een keer.

Voor het jaar 2026 ziet dat er zo uit:

Waarom elke maand het hele jaar?

Omdat gegevens over eerdere maanden nog kunnen veranderen. Een creditnota, een extra dag die later wordt gefactureerd of een gecorrigeerde urenstaat verandert de uren van een maand die al geleverd was. Door elke maand het hele jaar opnieuw te leveren, heeft Dienst Toeslagen steeds de laatste stand. De levering van 1 maart is de definitieve stand over het hele vorige jaar.

Wat Dienst Toeslagen ermee doet

De gegevens zijn bedoeld om eerder te signaleren richting ouders. Ziet Dienst Toeslagen dat de uren of het uurtarief van de opvang afwijken van wat ouders hebben opgegeven, dan kunnen ouders hun gegevens op tijd aanpassen. Zo worden hoge terugvorderingen achteraf voorkomen.

Voor ouders is het daarom belangrijk dat de levering klopt. Een verkeerd uurtarief of een vergeten kind zorgt voor een verschil dat niet bestaat, en voor vragen die bij de organisatie terechtkomen.

Veelvoorkomende fouten

• Uren bij de verkeerde maand. Tel uren bij de maand waarin de opvang was, ook als de factuur later kwam. Anders lijkt een maand leeg en de volgende dubbel.
• Ontbrekende of verkeerde BSN's. Zonder juist BSN kan Dienst Toeslagen de gegevens niet aan de ouders koppelen. Vraag het BSN van het kind, de ouder en de partner bij de intake.
• Het verkeerde LRK-nummer. Een organisatie met meerdere locaties levert per locatie, met het nummer van die locatie.
• Een vergeten einddatum. Stopt een kind, zet dan de einddatum van de overeenkomst in de levering.
• De partner ontbreekt. De wet vraagt ook naar de partner. Leg die vast bij de inschrijving.
• Niet opnieuw leveren na een correctie. Een creditnota in oktober over juni hoort in de levering van november, voor juni.

Goed beginnen bij de intake

De meeste fouten in de maandlevering ontstaan bij de inschrijving, niet bij de levering zelf. Wat je bij de intake niet vraagt, ontbreekt maanden later. Vraag daarom bij elke nieuwe plaatsing of koppeling meteen:

• het BSN en de geboortedatum van het kind;
• naam, BSN en geboortedatum van de ouder die de toeslag aanvraagt;
• naam, BSN en geboortedatum van de partner;
• de ingangsdatum van de overeenkomst, en later de einddatum.

Leg ook vast op welke locatie of bij welke gastouder het kind wordt opgevangen, zodat het juiste registratienummer meegaat. Controleer de gegevens elk jaar, bijvoorbeeld als ouders gaan samenwonen of uit elkaar gaan: dan verandert de partner.

Maandlevering en jaaropgave

Uiterlijk 1 maart lever je het vorige jaar nog een keer; rond diezelfde tijd krijgen ouders hun jaaropgave. Zorg dat beide uit dezelfde administratie komen en dezelfde uren tonen. Verschillen tussen de twee leiden tot vragen van ouders en van Dienst Toeslagen.