De jaaropgave kinderopvang: wat erop staat en waarom het ertoe doet

Begin elk jaar krijgen ouders van hun kinderopvang een jaaropgave: een overzicht van de opvang van het afgelopen jaar, met de uren en de kosten. Ouders gebruiken die om hun kinderopvangtoeslag te controleren, en Dienst Toeslagen kan ernaar vragen bij de definitieve berekening. Voor de organisatie is de jaaropgave vooral een moment waarop alles moet kloppen: de facturen, de maandlevering en wat ouders zelf hebben opgegeven.

Waarom de jaaropgave ertoe doet

Kinderopvangtoeslag wordt eerst als voorschot betaald, op basis van wat ouders verwachten. Na afloop van het jaar volgt de definitieve berekening. Volgens het Handboek Toeslagen blijkt het aantal werkelijk afgenomen uren dan uit de jaaropgave en/of de facturen. Wijkt dat af van het voorschot, dan krijgen ouders geld terug of moeten ze terugbetalen.

Een jaaropgave die niet klopt, leidt dus direct tot verkeerde toeslag voor ouders, en tot vragen aan de organisatie.

Wat er op een jaaropgave staat

Er is geen wettelijk model voor de jaaropgave. Wel ligt het voor de hand dezelfde gegevens op te nemen die de organisatie elke maand aan Dienst Toeslagen levert (artikel 38, lid 4 Awir), en die Dienst Toeslagen nodig heeft om de toeslag vast te stellen:

Had een kind opvang op meer dan één locatie, of bij meer dan één gastouder, zet die dan apart, elk met het eigen LRK-nummer en de eigen soort opvang. Een bso-locatie en een kinderdagverblijf hebben ieder een eigen registratie en een eigen maximum uurprijs.

Uren tellen in de maand van de opvang

De toeslag wordt per kalendermaand berekend, met een maximum van 230 uur per kind. Tel de uren en kosten daarom bij de maand waarin de opvang was, niet bij de maand waarin de factuur werd verstuurd.

Dat is vooral van belang bij uren die later worden gefactureerd:

• Extra dagen en ruildagen die pas op een volgende factuur komen.
• Flexibele opvang, die achteraf wordt gefactureerd naar de geboekte of aanwezige uren.
• Vooruitfacturatie: wie vooraf factureert, zet extra dagen uit december vaak pas op de factuur van februari. Die uren horen toch bij het jaar waarin de opvang was.

Creditnota's en correcties

Wordt een factuur gecrediteerd en opnieuw opgemaakt, dan horen alleen de uiteindelijke uren en kosten op de jaaropgave. Tel de oorspronkelijke factuur, de creditnota (negatief) en de nieuwe factuur samen. Zo komt op de jaaropgave hetzelfde terecht als op de rekening van de ouders.

Betaald en openstaand

Veel organisaties zetten op de jaaropgave ook wat ouders in het jaar hebben betaald, en wat er nog openstaat. Dat is handig voor ouders: Dienst Toeslagen kan vragen om aan te tonen dat de kosten echt zijn betaald, en ouders moeten dat met bankafschriften kunnen laten zien. Rekent een organisatie "nog openstaand" toe aan het jaar, doe dat dan net als de kosten op basis van de maand van de opvang, anders sluiten de bedragen niet op elkaar aan.

Voorbeeld

Daan gaat in 2025 naar het kinderdagverblijf KDV De Vlinder (dagopvang) en vanaf september ook naar de bso van dezelfde organisatie. Zijn jaaropgave over 2025 heeft twee onderdelen:

Elk onderdeel heeft het eigen LRK-nummer en een uitsplitsing per maand. In december had Daan een extra dag op de bso, die de organisatie pas in februari 2026 factureert. Wordt de jaaropgave in januari gemaakt, dan staat die dag er nog niet op. Na de factuur van februari maakt de organisatie een nieuwe versie.

(De bedragen in dit voorbeeld zijn verzonnen.)

Wanneer maak je de jaaropgave?

Maak de jaaropgaven pas als alle maanden van het jaar gefactureerd zijn. Controleer vooraf:

• zijn alle urenstaten of plaatsingsmaanden gefactureerd en verstuurd?
• staan er nog extra dagen of flexuren open die op een latere factuur komen?
• heeft elk kind een BSN, en elke ouder?
• heeft elke locatie of gastouder een LRK-nummer?

Verandert er na het versturen nog iets, bijvoorbeeld door een creditnota of een late factuur, stuur dan een nieuwe versie en laat zien dat die de vorige vervangt.

De relatie met de maandlevering

Organisaties leveren elke maand de opvanggegevens aan Dienst Toeslagen: de maandlevering kinderopvangtoeslag. Uiterlijk 1 maart wordt het hele vorige jaar nog een keer geleverd. De jaaropgave en die laatste levering horen dezelfde uren te tonen. Maak ze daarom uit dezelfde administratie, niet uit twee verschillende spreadsheets.